RESUMO CAPÍTULO II
Estruturação da idéia de um Evento em Projeto Neste capítulo são discutidas a determinação do conceito de evento, a identificação do público-alvo e a escolha do formato do evento.
A determinação do conceito de evento De posse da idéia do evento, o promotor terá a necessidade de proceder a sua estrutura, pois ela é uma fase muito importante na geração de eventos se não pode acabar fracassando por não haver um planejamento.
A determinação do conceito do evento é o resultado de três itens:
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Tema central: Na maioria das vezes o projeto é titulo do evento. O titulo é que determina em grande parte do sucesso, sem contar com a normalização de um patrocinador para investir sua chance em um evento cujo titulo é atraente e diferenciado. Deve ter muito cuidado na a escolher um titulo, pois ele tem relação direta com a probabilidade de sucesso da venda e execução do evento. Quanto mais especifico for o tema é o titulo maior é a facilidade de encontrar patrocinadores que se interessam e identifiquem diretamente com o assunto.
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Missão: O evento para acontecer precisa ter uma missão. Apesar dela não ser tarefa fácil, deve ser duradoura, não perecível no decorre do tempo. Deve ser capaz de traduzir, o principal conceito do evento, o propósito e contribuição para o mercado.
Definição e divulgação da missão do evento para todos os envolvidos no seu planejamento, comercialização, organização e execução é fator importante para o seu sucesso.
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Objetivos: O principal motivo pelo qual o evento foi idealizado traduzida em objetivos: principal e secundário. Definir objetivos significa saber o que pretende de resultados quantitativos e qualitativos.
O objetivo principal deve ser descrito deixando claro o que o evento tem em como propósito principal:
● o relacionamento;
● a divulgação da marca;
● a execução de negócios e vendas.
Identificação do público-alvo do perfil dos convidados Definir o público-alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, região geográfica e perfis serão convidados a participar do evento. Essa definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos.
A primeira decisão que o promotor do evento deve tomar refere-se, portanto ao público: pessoas físicas ou jurídicas. O ideal e que selecione apenas um desses públicos para que o promotor possa manter o foco do evento por meio de:
● uma única estratégia de comunicação e divulgação;
● um formato único do evento;
● uma única estratégia de arrecadação de verba;
● uma única sistema de avaliação do evento.
No evento corporativo costuma ser mais especifico e mais restrito do que o de eventos para consumidores. Definindo em: numero de empresas participantes, segmentos das empresas convidadas, profissionais participantes, segmentos dos profissionais convidados.
Já no evento direcionados a pessoas físicas, dificilmente será possível, ou mesmo necessária, uma definição pormenorizada dos convidados. Nesses casos, o que se costuma definir é a estimativa da quantidade de público esperada e as características desejadas e comuns dos convidados. E composta dos seguintes itens: objetivos no numero de participantes, segmentos dos convidados, expectativas de audiência durante todo o período de divulgação do evento.
Escolha do formato do Evento
O formato de um evento bem estruturado é composto de:
● Data
● Local
● Atividades
● Programa
A análise de cada um desses itens é fundamental para o sucesso do mesmo.
Na escolha da DATA deve-se observar os envolvidos: Convidados, Patrocinadores e promotores.
Tendo em vista as três categorias do processo, o próximo passo é considerar os seguintes tópicos:
- Datas comemorativas de cada região.
- Eventos concorrentes: Eventos de mesma finalidade ou que visem o mesmo público-alvo.
- Considerar dias da semana mais apropriados.
- Considerar dias estratégicos: Início e final de mês, normalmente são datas em que as empresas estão preocupadas com o resultado financeiro, eventos passam a ser 2ª prioridade.
- Sazonalidade: Este tópico é de extrema importância, pois está diretamente ligado com o “target” das empresas, em picos de vendas, os eventos deverão ser voltados para as vendas, e épocas de “baixa”, o objetivo normalmente será de promoção e divulgação da marca.
No que se refere ao LOCAL, o promotor deverá buscar um local que tem a “cara” do evento, que se identifique diretamente com o público-alvo. O local deverá essencialmente ter infra-estrutura suficiente manter receber o evento. Por último, a escolha do local deverá condizer com os recursos disponíveis para a realização do evento.
As atividades devem por sua vez, estar em equilíbrio com o objetivo proposto, local, público e vários outros fatores importantes.
È importante frisar que para a realização de um evento de sucesso, os objetivos devem estar bem definidos, observando o público-alvo, patrocinadores e promotores para que as escolhas e estratégias facilitem um bom resultado.
Atividades As atividades realizadas deverão estar de acordo dos objetivos do evento, deve-se analisar se é um evento de relacionamento, vendas ou exposição de marca.
As atividades mais comumente empregadas são:
Palestra: está interada com vendas e exposições de marcas. Uma palestra pode ser realizada com um ou mais palestrantes. O primeiro passo do promotor do evento será marcar com o palestrante, pois, a agenda dos palestrantes nacional e internacional é sempre cheia, deverá analisar perfil do palestrante, analisar o histórico, o tema do palestrante e o conteúdo das palestras, o cachê, para depois contrata-lo.
Todo o objetivo, informações, estratégias do evento deverão ser passada ao palestrante se necessário, contratar novos palestrantes, mas os dois devem estar coordenados para haver fluidez.
Há palestras tradicionais, também pode planejar painéis de discussão e mesas de debates, promovendo discussões com outros palestrantes e até mesmo com o publico, quando for um tema de interesse geral.
Reuniões: relação entre o publico e os fornecedores, garantir patrocínio para a empresa.
Ações sociais, culturais e de entretenimento: o objetivo é oferecer momentos de lazer aos convidados, vai de mega shows feitos no final do evento até almoços e cafés. É uma atividade de relacionamento e exposição de marcas.
Ações sociais e entretenimento incluem:
a) atividades esportivas: são compostas, demonstrações e clinicas, os esportes praticados devem ser de interesse do publico, estar na “moda”, para atrair um maior numero de pessoas;
b) almoços, jantares, coffebreaks, coquiteis e outros: a maioria dos eventos oferecem pelo menos uma dessas refeições aos palestrantes;
c) salas de relaxamento ou beleza: oferecido para eventos prolongados, com varias palestras e reuniões;
d) shows: complemento importante, deve finalizar o evento;
e) cursos de aperfeiçoamento pessoal: recurso usado pelos promotores para promover relacionamento e bem-estar ao publico geral;
f) sala de internet: hoje é difícil ficar sem acessar e-mails, seja para uso pessoal ou profissional, o evento deverá oferecer um ponto de internet com facilidade de acesso;
g) visitação exclusiva: quando for cultural ou esportivos, pode-se promover visitas à camarins, vestiários esportivos e outros.
Estandes para exposições e venda: atividades de relacionamento e exposição de marcas, estes desempenham papeis variáveis, pode expor e demonstrar produtos ou serviços ou atingir resultados de venda, este deve estar preparado para comercializar produtos ou serviços.
Programa O programa deve conter uma descrição minuciosa do que acontecera. Deve relatar conteúdo, horários, duração, palestrantes, local, resumo das paletras, refeições, histórico dos palestrantes (resumo) e atividades paralelas.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 2. p. 11-35.
Equipe Green Life,
