CAPITULO 4
IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROVEDORES DE RECURSOS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO.
IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROVEDORES DE RECURSOS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO.
Para identificar e selecionar os possíveis patrocinadores de um evento o promotor deve realizar grandes pesquisas, principalmente porque há concorrência esta muito grande para os que procuram patrocinadores, e ao mesmo tempo aumenta a opção de escolha para os patrocinadores, o pouco que tem pra gastar, tem que ser muito bem investido para obterem melhores e maiores retornos.
No mercado há diversas formas de obter recursos, como: patrocínio, co-patrocinio, patrocínio com uso de leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos.
Patrocínio: E o investimento financeiro por parte dos patrocinadores, normalmente um percentual do valor total do evento, acrescido ou não de margem de lucro para o promotor, que depende do seu objetivo com o evento ou ação.
O patrocínio tem suas vantagens e desvantagens para o evento, como a vantagem do promotor obter recursos financeiros, quando não tem, com a participação de marcas renomeadas, o evento atraia um público maior, as desvantagens e que se a marca do patrocínio sobressair a do promotor do evento, o evento pode acabar mudando de dono, quando grande parte dos custos for de responsabilidade, pode se tornar uma relação de dependência, quando tem muito patrocínio, pode acabar virando um “carnaval de marcas”, o evento pode ser de todos e de ninguém ao mesmo tempo.
Patrocínio com leis de incentivo fiscal: E baseado na troca de recursos de patrocínio por abatimento nos impostos da empresa utilizando-se as leis incentivo fiscal, esta modalidade somente pode ser oferecida aos projetos culturais ou de Terceiro Setor e requer uma serie de procedimentos.
Para optar por esta opção e preciso conhecer as leis, que tem federal, estadual e municipal, principalmente porque estas leis podem ser prorrogadas e se ainda esta em vigor.
A Lei Federal n 8.313 de 1991 é mais conhecida, o promotor tem que apresentar seu projeto e conseguir sua aprovação, que deve ser elaborado de acordo com as normas.
Estados e municípios também, pode criar suas próprias leis, como por exemplo, a Lei n 7.015 de 1996 no estado da Bahia, de acordo com a qual contribuintes do ICMS pode abater até 5% do imposto.
Co-patrocinio: Ocorrem quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.
Parceria: E quando duas ou mais empresas promotoras de eventos se juntam para organizar um determinado evento, visando a objetivos e interesses comuns com seus resultados.
Apoio: É a disponiblização de recursos próprios, não financeiros, porem necessários ao evento. E empregado normalmente nas seguintes atividades: Divulgação de evento: empresas no setor de mídia e entreterimeto são apoiadores usuais do evento.
Promoção de evento: empresas podem ser apoiadores, servindo-lhes de ponto de vendas de ingressos.
Transporte: companhia de transporte aéreo e terrestre costuma apoio eventos oferecendo transporte para os convidados, palestrantes, do material.
Pacotes de viagens hospedagem: empresas do setor turístico e hoteleiro podem oferecer como apoio de serviços de hospedagem e transporte.
Infra-estrutura: dependo do evento, e preciso de infra-estrutura para sua execução, como local, palco, equipamentos eletrônicos, montagem de estandes e iluminação.
Produção: empresas do setor papeleiro, gráficos e de impressão podem oferecer apoio.
Venda de ingressos/convites. E a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento.
Depois dos segmentos estarem listados e arrolados é preciso selecionar as que serão contatadas comercialmente. Para isso devem considerar os seguintes aspectos: perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégias de eventos e orçamento destinado a eventos.
Como os promotores nem sempre dispõe de recursos para pesquisar o universo de possíveis patrocinadores, ele deve buscar no máximo as informações, pois, quanto mais informações obter, maior a probabilidade de ser bem sucedido na seleção, como também na abordagem comercial. Dependendo do número de empresas selecionadas como target, intituladas suspects será o estudo dessas informações.
O tipo de informação para compor o perfil dos suspects varia de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor. Essas informações próprias do perfil de uma empresa referem-se: a nome, endereço, telefone, faturamento anual, segmentos descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores dentre outras. Deve-se saber a razão de cada informação coletada e o uso que será dado a ela.
No mercado há diversas formas de obter recursos, como: patrocínio, co-patrocinio, patrocínio com uso de leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos.
Patrocínio: E o investimento financeiro por parte dos patrocinadores, normalmente um percentual do valor total do evento, acrescido ou não de margem de lucro para o promotor, que depende do seu objetivo com o evento ou ação.
O patrocínio tem suas vantagens e desvantagens para o evento, como a vantagem do promotor obter recursos financeiros, quando não tem, com a participação de marcas renomeadas, o evento atraia um público maior, as desvantagens e que se a marca do patrocínio sobressair a do promotor do evento, o evento pode acabar mudando de dono, quando grande parte dos custos for de responsabilidade, pode se tornar uma relação de dependência, quando tem muito patrocínio, pode acabar virando um “carnaval de marcas”, o evento pode ser de todos e de ninguém ao mesmo tempo.
Patrocínio com leis de incentivo fiscal: E baseado na troca de recursos de patrocínio por abatimento nos impostos da empresa utilizando-se as leis incentivo fiscal, esta modalidade somente pode ser oferecida aos projetos culturais ou de Terceiro Setor e requer uma serie de procedimentos.
Para optar por esta opção e preciso conhecer as leis, que tem federal, estadual e municipal, principalmente porque estas leis podem ser prorrogadas e se ainda esta em vigor.
A Lei Federal n 8.313 de 1991 é mais conhecida, o promotor tem que apresentar seu projeto e conseguir sua aprovação, que deve ser elaborado de acordo com as normas.
Estados e municípios também, pode criar suas próprias leis, como por exemplo, a Lei n 7.015 de 1996 no estado da Bahia, de acordo com a qual contribuintes do ICMS pode abater até 5% do imposto.
Co-patrocinio: Ocorrem quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.
Parceria: E quando duas ou mais empresas promotoras de eventos se juntam para organizar um determinado evento, visando a objetivos e interesses comuns com seus resultados.
Apoio: É a disponiblização de recursos próprios, não financeiros, porem necessários ao evento. E empregado normalmente nas seguintes atividades: Divulgação de evento: empresas no setor de mídia e entreterimeto são apoiadores usuais do evento.
Promoção de evento: empresas podem ser apoiadores, servindo-lhes de ponto de vendas de ingressos.
Transporte: companhia de transporte aéreo e terrestre costuma apoio eventos oferecendo transporte para os convidados, palestrantes, do material.
Pacotes de viagens hospedagem: empresas do setor turístico e hoteleiro podem oferecer como apoio de serviços de hospedagem e transporte.
Infra-estrutura: dependo do evento, e preciso de infra-estrutura para sua execução, como local, palco, equipamentos eletrônicos, montagem de estandes e iluminação.
Produção: empresas do setor papeleiro, gráficos e de impressão podem oferecer apoio.
Venda de ingressos/convites. E a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento.
Depois dos segmentos estarem listados e arrolados é preciso selecionar as que serão contatadas comercialmente. Para isso devem considerar os seguintes aspectos: perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégias de eventos e orçamento destinado a eventos.
Como os promotores nem sempre dispõe de recursos para pesquisar o universo de possíveis patrocinadores, ele deve buscar no máximo as informações, pois, quanto mais informações obter, maior a probabilidade de ser bem sucedido na seleção, como também na abordagem comercial. Dependendo do número de empresas selecionadas como target, intituladas suspects será o estudo dessas informações.
O tipo de informação para compor o perfil dos suspects varia de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor. Essas informações próprias do perfil de uma empresa referem-se: a nome, endereço, telefone, faturamento anual, segmentos descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores dentre outras. Deve-se saber a razão de cada informação coletada e o uso que será dado a ela.
Objetivos de marketing: As empresas preferem patrocinar eventos que estejam diretamente ligados aos seus objetivos e planos de marketing. O promotor do evento tem acesso aos objetivos de seus clientes por três motivos: parceria (o promotor identifica as necessidades e problemas e propõe um evento que atinja somente os objetivos de marketing); desenvolvimento de um evento) neste motivo o promotor pode-se utilizar de pesquisas internas e externas que apresentem o objetivo); seleção de target( depois do projeto desenvolvido e a busca de patrocinadores, pode ter os objetivos de prospects).
As possibilidades dos objetivos se dividem em três categorias: crescimento( as empresas com um número expressivo de clientes, mas que a receita não esta no patamar optam por estratégia que vise o crescimento e lançamento de novos produtos); objetivo de aquisição( é próprio de empresas que visam aumentar a base atual de clientes, por ter um número satisfatório); objetivo de consolidação( é o tipo de empresas que, apesar de já terem atingido por um longo período de tempo um patamar de receita satisfatório com seus atuais clientes e produtos, estão sofrendo ameaças por parte de novos concorrentes, ou até dos atuais).
Análise dos componentes do plano de marketing: Outro aspecto deve ser considerado pelo promotor de eventos, que é a forma de alocação dos recursos e orçamento dos supects. Existem várias formas de analisar a distribuição da verba e dos recursos de markentig das empresas. Para essa distribuição, será analisado o objetivo principal com cada atividade, que pode ser de: exposição de marca, relacionamento e vendas.
Modelo de negócios: Esse aspecto que deve ser considerado plano de marketing e a sua influência na propensão na empresa em investir na proposta é o seu modelo de negocio. A autora indica uma ferramenta de fácil aplicação que servirá de guia para a discursão dos objetivos como pesquisado.
Estratégia de eventos: Ao identificar o marketing da empresa, o próximo passo a ser dado pelo promotor de eventos é estudar a estratégia de eventos da empresa. Deve-se ter um estudo aprofundado para determinar com exatidão a viabilidade ou não da proposta. O promotor selecionará como Target as empresas que historicamente investem em eventos.
Os investimentos de maketing são divididos em: exposição de marca, relacionamento e vendas.
Há um método preparado par selecionar estes investimentos, da se valores de 10,5 e um empregado as empresas que atendem estes objetivos, são valores culturais, sociais, esportivas e de feiras, cada um tem um valor, cada coluna deverá dar 16. Após o preenchimento do quadro será feito à contabilização dos números percentuais de cada objetivo, feito isto será possível identificar a estratégia de eventos da empresa e associá-la aos seus objetivos de marketing.
Complicação dos dados: Geralmente terá analise de aspectos mais importantes, relacionado com:
Volume: O número de eventos que a empresa realiza levando em consideração o orçamento total de marketing,
Sazonalidade: Analisar qual o período do ano de maior dispêndio.
Forma de participação: Algumas empresas priorizam os eventos próprios realizados por elas mesmas, outras preferem à participação de eventos de terceiros, por meio de patrocínio,
Objetivo principal: É preciso identificar junto ao número de eventos da empresa seus investimentos, os de exposição de marcas representa maiores números de investimentos,
Tipo de evento: Fazer o evento de acordo ao perfil da empresa. É importante analisar se a empresa tem ou não experiência no tipo do evento proposto a ela e o quanto tem investido.
Análise dos resultados: Para análise de resultados seguem as seguintes configurações:
Objetivos de vendas: Eventos que proporcionam vendas e negociação no próprio local,
Objetivo de exposição de marca: eventos com objetivo de vendas, devem também permitir a exposição de sua marca. Eventos culturais poderiam ser proposto á FastPrint.
A data mais indicada para a realização de um evento é aquela que não recebe influências de nada como feriados, datas comemorativas e outros, as datas que mais se usa seria no final do mês de maio e início de junho pois não competem com programações da empresa.
Orçamento destinado a eventos: Definido após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. Após esta fase a empresa definirá seu público alvo e atingirá seus objetivos, deve ser trabalhado sua estratégia e seus planos táticos.
São várias as formas de estabelecer esse valor, a mais empregada é definir o percentual sobre a receita, esse percentual varia de acordo a estratégia de cada empresa.
Quando o executivo de eventos já tiver conseguido estabelecer nível de parcerias com a empresa ele poderá até participar da distribuição, sugerindo e propondo eventos podendo até interferir nesta distribuição caso o contrário deverá buscar informações sobre a decisão final da empresa com relação à alocação de verbas para eventos. É de suma importância que se conheça os dois orçamentos de marketing e de eventos.
Conhecer o orçamento disponível para eventos e sua proporção em relação ao marketing pode apoiar o promotor do evento na decisão sobre a viabilidade de seu projeto para determinada empresa.
Com o orçamento definido pode dividi-lo entre seus três objetivos.
Após as pesquisas citadas anteriormente é possível selecionar as empresas-targets que serão abordadas pelo promotor, sendo que, este pode ampliar seus possíveis patrocinadores devido o conhecimento da dificuldade de conseguir verba dessas empresas. De qualquer maneira é necessário levar em consideração dois fatores para formular critérios de priorização: as empresas com maior propensão a investir no patrocínio e as empresas que mais interessam ao promotor.
Essa lista de prioridades será uma ferramenta importantíssima na tomada de decisão do promotor como, por exemplo, à que empresa deverá dar maior atenção, qual empresa poderá ser mantida caso o promotor resolva trabalhar com exclusividade. Ele tomará suas decisões baseando-se na ordem de prioridade pela qual ordenou as empresas.
Existem várias metodologias para priorizar targets. Umas muito complexas, outras simples, de fácil de aplicação e eficazes. Estas devem ser usadas utilizando várias listas de prioridades
a) Valor de imagem: Há empresas que ao participarem de um evento podem alavanca sua imagem, por apresentarem representatividade no mercado e há empresas que podem arruinar sua imagem por apresentarem má reputação ou por não possuírem credibilidade.
b) Relacionamento: Quando há um relacionamento forte entre promotor e possível patrocinador.
c) Potencial de Investimento: Será analisado o faturamento específico de cada empresa e o seu orçamento de marketing, comunicação ou eventos.
d) Histórico de Investimentos:Quando a empresa (suspect) possui histórico favorável de investimento no tipo de evento.
e) Alinhamento do evento: Quando o segmento do evento está relacionado ao do suspect aumenta a probabilidade de ter o patrocínio.
O promotor deve atribuir notas de prioridades a cada critério para o evento
Em planilhas de cabulo o promotor deve listar as empresas do segmento e anotar os valores das notas atribuídas a ela em cada critério. Ao final o promotor obterá o total de pontos para cada empresa e, dessa forma, saberá a posição da mesma na lista de empresas potenciais investidoras.
Quando se define uma lista de empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas de maior interesse do promotor. São denominadas must win. Já com a lista de prioridades e preferidas definida é necessário repassar essa lista a todos os envolvidos na promoção do evento para que possam dar atendimento prioritário.
As possibilidades dos objetivos se dividem em três categorias: crescimento( as empresas com um número expressivo de clientes, mas que a receita não esta no patamar optam por estratégia que vise o crescimento e lançamento de novos produtos); objetivo de aquisição( é próprio de empresas que visam aumentar a base atual de clientes, por ter um número satisfatório); objetivo de consolidação( é o tipo de empresas que, apesar de já terem atingido por um longo período de tempo um patamar de receita satisfatório com seus atuais clientes e produtos, estão sofrendo ameaças por parte de novos concorrentes, ou até dos atuais).
Análise dos componentes do plano de marketing: Outro aspecto deve ser considerado pelo promotor de eventos, que é a forma de alocação dos recursos e orçamento dos supects. Existem várias formas de analisar a distribuição da verba e dos recursos de markentig das empresas. Para essa distribuição, será analisado o objetivo principal com cada atividade, que pode ser de: exposição de marca, relacionamento e vendas.
Modelo de negócios: Esse aspecto que deve ser considerado plano de marketing e a sua influência na propensão na empresa em investir na proposta é o seu modelo de negocio. A autora indica uma ferramenta de fácil aplicação que servirá de guia para a discursão dos objetivos como pesquisado.
Estratégia de eventos: Ao identificar o marketing da empresa, o próximo passo a ser dado pelo promotor de eventos é estudar a estratégia de eventos da empresa. Deve-se ter um estudo aprofundado para determinar com exatidão a viabilidade ou não da proposta. O promotor selecionará como Target as empresas que historicamente investem em eventos.
Os investimentos de maketing são divididos em: exposição de marca, relacionamento e vendas.
Há um método preparado par selecionar estes investimentos, da se valores de 10,5 e um empregado as empresas que atendem estes objetivos, são valores culturais, sociais, esportivas e de feiras, cada um tem um valor, cada coluna deverá dar 16. Após o preenchimento do quadro será feito à contabilização dos números percentuais de cada objetivo, feito isto será possível identificar a estratégia de eventos da empresa e associá-la aos seus objetivos de marketing.
Complicação dos dados: Geralmente terá analise de aspectos mais importantes, relacionado com:
Volume: O número de eventos que a empresa realiza levando em consideração o orçamento total de marketing,
Sazonalidade: Analisar qual o período do ano de maior dispêndio.
Forma de participação: Algumas empresas priorizam os eventos próprios realizados por elas mesmas, outras preferem à participação de eventos de terceiros, por meio de patrocínio,
Objetivo principal: É preciso identificar junto ao número de eventos da empresa seus investimentos, os de exposição de marcas representa maiores números de investimentos,
Tipo de evento: Fazer o evento de acordo ao perfil da empresa. É importante analisar se a empresa tem ou não experiência no tipo do evento proposto a ela e o quanto tem investido.
Análise dos resultados: Para análise de resultados seguem as seguintes configurações:
Objetivos de vendas: Eventos que proporcionam vendas e negociação no próprio local,
Objetivo de exposição de marca: eventos com objetivo de vendas, devem também permitir a exposição de sua marca. Eventos culturais poderiam ser proposto á FastPrint.
A data mais indicada para a realização de um evento é aquela que não recebe influências de nada como feriados, datas comemorativas e outros, as datas que mais se usa seria no final do mês de maio e início de junho pois não competem com programações da empresa.
Orçamento destinado a eventos: Definido após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. Após esta fase a empresa definirá seu público alvo e atingirá seus objetivos, deve ser trabalhado sua estratégia e seus planos táticos.
São várias as formas de estabelecer esse valor, a mais empregada é definir o percentual sobre a receita, esse percentual varia de acordo a estratégia de cada empresa.
Quando o executivo de eventos já tiver conseguido estabelecer nível de parcerias com a empresa ele poderá até participar da distribuição, sugerindo e propondo eventos podendo até interferir nesta distribuição caso o contrário deverá buscar informações sobre a decisão final da empresa com relação à alocação de verbas para eventos. É de suma importância que se conheça os dois orçamentos de marketing e de eventos.
Conhecer o orçamento disponível para eventos e sua proporção em relação ao marketing pode apoiar o promotor do evento na decisão sobre a viabilidade de seu projeto para determinada empresa.
Com o orçamento definido pode dividi-lo entre seus três objetivos.
Após as pesquisas citadas anteriormente é possível selecionar as empresas-targets que serão abordadas pelo promotor, sendo que, este pode ampliar seus possíveis patrocinadores devido o conhecimento da dificuldade de conseguir verba dessas empresas. De qualquer maneira é necessário levar em consideração dois fatores para formular critérios de priorização: as empresas com maior propensão a investir no patrocínio e as empresas que mais interessam ao promotor.
Essa lista de prioridades será uma ferramenta importantíssima na tomada de decisão do promotor como, por exemplo, à que empresa deverá dar maior atenção, qual empresa poderá ser mantida caso o promotor resolva trabalhar com exclusividade. Ele tomará suas decisões baseando-se na ordem de prioridade pela qual ordenou as empresas.
Existem várias metodologias para priorizar targets. Umas muito complexas, outras simples, de fácil de aplicação e eficazes. Estas devem ser usadas utilizando várias listas de prioridades
a) Valor de imagem: Há empresas que ao participarem de um evento podem alavanca sua imagem, por apresentarem representatividade no mercado e há empresas que podem arruinar sua imagem por apresentarem má reputação ou por não possuírem credibilidade.
b) Relacionamento: Quando há um relacionamento forte entre promotor e possível patrocinador.
c) Potencial de Investimento: Será analisado o faturamento específico de cada empresa e o seu orçamento de marketing, comunicação ou eventos.
d) Histórico de Investimentos:Quando a empresa (suspect) possui histórico favorável de investimento no tipo de evento.
e) Alinhamento do evento: Quando o segmento do evento está relacionado ao do suspect aumenta a probabilidade de ter o patrocínio.
O promotor deve atribuir notas de prioridades a cada critério para o evento
Em planilhas de cabulo o promotor deve listar as empresas do segmento e anotar os valores das notas atribuídas a ela em cada critério. Ao final o promotor obterá o total de pontos para cada empresa e, dessa forma, saberá a posição da mesma na lista de empresas potenciais investidoras.
Quando se define uma lista de empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas de maior interesse do promotor. São denominadas must win. Já com a lista de prioridades e preferidas definida é necessário repassar essa lista a todos os envolvidos na promoção do evento para que possam dar atendimento prioritário.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. Cap. 4
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