Ações sociais e de entretenimento
a) Atividades esportivas: Esta atividade abre possibilidades exclusivas de marchandising, com quadras reservadas ao esporte, também podem ser distribuídos folhetos, bonés, toalhas, camisetas e outros, pode-se também contratar personalidades ligadas ao esporte, exposição da mídia, entre outros;
Há também a possibilidade dos patrocinadores se beneficiarem participando de diversas atividades, tendo mais contato com o público alvo e não somente expor suas marcas;
b) Almoços, jantares coffe breaks ou coquetéis: O promotor do evento poderá oferecer cotas de patrocínio a cada uma dessas refeições, aumentando arrecadações. Cotas de cada horário de refeição podem ser oferecidas através de vários benefícios, aproveitando o espaço reservado. São várias as formas de oferecer estes benefícios com merchandising no local, saudações aos convidados, apresentação de vídeos, através de sorteios de brindes dentre outros;
c) Salas de relaxamento ou beleza: Se trata de um de patrocínios diferenciados que garante o bem-estar dos convidados, o benefício oferecido está na exposição de marcas, distribuição de brindes e outros;
d) Shows: Através de shows os patrocinadores podem dar saudações aos convidados, expor logomarcas, distribuir brindes, apresentar vídeos e outros;
e) Cursos de aperfeiçoamento pessoal: Podem-se expor marcas, menção pó parte dos instrutores, palestras e outros;
f) Salas de Internet: Há programas com alto nível tecnológicos, através dessas salas os patrocinadores ligados a este contexto podem-se apresentar ao público-alvo através de diversas formas.
As formas dos patrocinadores se beneficiarem são diversas, os brindes oferecidos durante o evento são de total responsabilidade dos patrocinadores participantes.
Estratégias pré e pós-evento
Os patrocinadores após o evento desejam adquirir uma lista de todos os presentes no evento, e reunir maiores números de informações possíveis. Para trabalhar esta lista, deve-se mesmo antes da realização do evento, planejá-la e também é de suma importância receber apoio dos promotores do evento na hora de estruturá-las, esta fase de planejamento possibilitará um relacionamento dos promotores junto aos patrocinadores, tendo a chance de garanti-los em futuros eventos.
a) Mais do que um RSVP: Usado no momento do pré-evento, tem como objetivo analisar o perfil dos convidados, estuda suas características, levantamento de dados que são oferecidos aos patrocinadores, nesta fase poderão ser realizados questionários afim de saber quais os principais interesses do público participante naquele evento, quais estandes têm o interesse de visitar dentre outros.
Com a realização dessas pesquisas, os patrocinadores irão se preparar melhor para o evento e dará a eles certa garantia de atingir o público alvo. Com este trabalho os patrocinadores agirão com mais eficácia programando a forma de atendimento de cada prestador de serviço;
b) Contato pré-evento: Após terem se informado sobre os confirmados, os patrocinadores poderão interagir com eles mesmos antes da realização do evento, através de envios de material ligado ao evento com informações dos programas que pretendem realizar, dar uma atenção aos candidatos já pesquisados, poderá ser feitos reforço de convite, convidando-os a visitar o estande, enviar brindes que poderão ser utilizados durante o evento, como pastas, canetas, Kits e outros;
Através de pesquisa de conteúdo o patrocinador enviará uma rápida pesquisa, agora com um conteúdo exclusivo de interesse a cada convidado, haverá uma participação dos convidados que terão como finalidade, levar estas pesquisas já respondias a urnas colocadas aos estandes do patrocinador, assegurando assim sua visita.
c) Mailing dos participantes: Trata-se de uma lista de pessoas que confirmaram presença no evento, devem ser feitos uma pesquisa de avaliação de qualificação, com o interesse de saber do próprio convidado o que mais chamou a atenção dentre os entretenimentos, palestras, atividades e outros;
d) Envio de material: Após o evento, os patrocinadores poderão enviar cartas de agradecimento aos participantes e convidá-los há futuras atividades, contendo o envio de calendários.
e) Pós-evento: O interesse dos patrocinadores de estar mantendo contatos pessoal com os participantes. É interessante que os promotores reunirem grupos de pessoas com o mesmo interesse e promovam diversas atividades.
f) Administração do miling e das ações: Gerar estruturas de relacionamentos com os clientes antes e pós o evento.
Estas avaliações se dão pela análise feita pelos participantes em vários aspectos. È de grande importância aos promotores que analisaram e perceberão o que deverá e o que não deverá ser mudado para futuros eventos levando em considerarão pontos fortes e fracos.
Ao se tratar de valores materiais, o promotor deverá garantir suas margens de lucro, atrair investidores para próximos eventos e passará por uma etapa bastante complexa levando a uma análise de fatores internos e externos que possam influenciar nestes valores.
Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio
Depois da definição das atividades que serão desenvolvidas no evento, o seu formato e público-alvo é possível identificar quais delas e de que forma os benefícios serão oferecidos aos patrocinadores. Os benefícios oferecidos devem estar relacionados a um ou mais objetivos como: o relacionamento venda e exposição da marca.
As possibilidades e regras necessárias para garantir a oferta de benefícios aos patrocinadores, na qual o promotor pode optar por uma delas, por um conjunto ou totalidade, depende do objetivo do evento ou recursos disponíveis.
Benefícios oferecidos para a geração da exposição da marca:
a) Divulgação da mídia. Nela é preciso: determinar uma grade de veiculação na mídia para divulgar o evento, decidir sobre a localização e tamanho do logotipo nos anúncios e maior espaço nos anúncios de divulgação para os patrocinadores com maior participação financeira.
b) Assessoria de imprensa. Devem constar os benefícios à menção e os agradecimentos aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores, proprietários, atores, produtores e diretores.
c) Peças de divulgação. São inúmeras e variam de acordo com a verbas e interesse do promotor em difundir o evento ou a público restrito ou de forma aberta ao público geral.
d) Merchandising. Muitos promotores se apóiam na seleção dos benefícios para justificar a participação de patrocinadores em seus eventos.
e) Patrocínio do translado. Quando o evento envolve deslocamento para outra cidade, outro estado ou país por meio de transporte aerio fretado.
f) Patrocínio do keynote speakeer. Verba necessária para custear a contratação do pessoal palestrante
Palestras durante o evento
Essa ação é extremamente atrativa para possíveis patrocinadores do evento. Permite à empresa patrocinadora a apresentação de seus produtos e serviços a um número expressivo de participantes. Os cuidados que devem ser tomados no momento de oferecer benefícios aos patrocinadores são: a ordem das palestras seguirá um critério preestabelecido e bem divulgado a todos, o conteúdo das palestras será analisado pelo promotor do evento visando à padronização visual, a duração e as características que identifiquem a relação direta e clara do evento.
Estande ou espaço exclusivo
O promotor deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir que o patrocinador escolha o local de seu estande. Os critérios são por tipo de cota e por ordem de chegada.
O promotor ou organizador do evento deve levantar todos os custos envolvidos para a realização do evento; mesmo que estimado, pois delimita o nível de mínima arrecadação.
Quando o objetivo é cobrir custo, ou a base de nível Maximo da receita, sendo necessário fazer um levantamento dos gastos previstos para as principais atividades, podendo ser atribuído de 60% a 80% aos itens de maior valor, aos itens de menor valor e os custos não previstos, atribui de 40%a 20% restantes, o ideal é que seja levantado o maior numero de itens possíveis, sendo este valor total denominado Custo Levantado CL.
A soma do CL Custo Levantado, com os custos não previstos, e considerado o orçamento do evento, não podendo em nenhum caso ser ultrapassado.
Custo Final Estimado (CFE) do Evento = CustoLevantado
0,8*
Mas calcular um evento é hoje muito difícil o complexo de fazer, há uma variação no mercado muito freqüente, obrigando os profissionais se adaptar rapidamente as novas realidades.
Para calcular os custos são apresentados três diferentes formulas que foram empregadas em três grandes fases da evolução do mercado.
FASE I – Fase de baixa concorrência
O promotor estipulava a margem de lucro desejada, acrescia a esta o curso a assim chegava seu preço, não havendo comparação.
Preço = Margem + Custo
Custo- item fixo Margem – item variável
FASE II – Fase de alta concorrência
Com o tempo os eventos foram aumentando e assemelhando uns aos outros, passando a concorrência ser o principal desafio.
O preço tinha que acompanhar o mercado e dependia do objetivo, se inferior, igual ou superior ao da concorrência.
Margem = Preço – Custo
Preço – Fixo Custo – Variável
FASE III – Fase da busca pela vantagem competitiva
Nesta fase passou a existir um caminho, o diferencial, que pode ocorrer de diversas formas: pelo segmento do evento, nos serviços prestados, no atendimento e até na imagem promotora do evento.
Estabelecer o preço de um evento passou a ser uma tarefa muito mais complexa do que antes, tornou-se necessário analisar o valor percebido pelo cliente.
Portanto é preciso que o promotor pesquise antes de definir o valor para seu evento, por isso apresenta uma lista de itens necessários para a realização de um evento.
Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio
Cotas de patrocínios são parcelas predefinidas da parte total de um valor do evento que cabe a cada patrocinador que pode ser divididas em três possibilidades:
Um único patrocinador depende do valor necessário para cobrir os custos parciais ou totais do evento, ou ainda gerar lucros com ele, é possível conseguir este valor com apenas um grande patrocinador.
Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares: neste caso o promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento dividido eqüitativamente entre todos os patrocinadores.
Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciado, são estabelecidos diferentes níveis, nos quais o valor é distribuído em proporções diferentes entre cada patrocinador.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 3. p. 37-64.
