RESUMO CAPÍTULO 6

PLANEJAMENTO DE VENDA


Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento de plano de ataques.
O vendedor de um projeto de eventos precisa se preparar adequadamente para concretizar a venda do evento, o que se chama de treinamento, que se divide em três situações: experiência na aquisição de patrocínio, estudo de mercado de evento e estudo do projeto.
A experiência na aquisição de patrocínio e, portanto vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, mesmo que simuladamente, é preciso conhecer as angustias, dificuldades e questões que passam na mente do comprador para consegui supera-los com argumentos reais e, ao mesmo tempo, sensíveis.
E conhecer processos, como: o vendedor me conhecia, conhecia meus objetivos e estratégicas, o vendedor soube apresentar o evento com propriedade, entre outras questões que precisam ficar bem claras, pra compreender os motivos pelos quais houve ou não a vendo do evento.
O estudo do mercado de eventos é fundamental para entrar neste ramo de negócios, é preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão. Algumas questões são necessárias ao bom entendimento do mercado, como: Quantos eventos ocorrem por ano e pro mês, quanto fatura o setor, quais as estratégicas dos eventos concorrentes, como sçao comercializados, por quem são comercializados, quais são as etapas de organização.
O estudo do projeto, e necessário para ajudar na venda do projeto, é fundamental conhece-lo, não só as questões superficiais, como local, quais serão as atividades durante o evento, e preciso que o vendedor tenha contato com a estratégia e os objetivos propostos com o evento para então responder a principal questão dos candidatos a patrocínio.
A obtenção de domínio total sobre o projeto significar estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e operacionais.
Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder a elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e, principalmente, convincente.
O documento de apresentação do evento pode ser elaborado de forma simples aos mais sofisticados, mas independente do formato escolhido ou possível para apresentação do projeto do evento, cabe salientar que, em qualquer caso, o documento deve sempre ser sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, mas ao mesmo tempo completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora.
Apresentação institucional da empresa: neste item deve ser apresentada, a empresa e sua historia. Mostrar que esta apta a executar o evento proposto de forma primorosa.
Conceito do evento: Deve se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definindo quando a estruturação do projeto, contendo: Tema central, missão, objetivo principal do eventos, objetivos secundários e publico alvo.
Dados que justificam o evento: Os mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte que o despertou para realiza-lo.
Publico alvo e perfil dos convidados: Deve ser feita uma apresentação do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados
Formato do evento: A apresentação deste item deve ser feita de forma que o patrocinador se sinta dentro do evento , deve constar as seguintes informações: local, data, atividades, palestrantes e programa.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores: deve apresentar o resultado do planejamento no que se refere as cotas de patrocínios, aos valores e aos benefícios.
Os benefícios devem ser descritos de forma clara e abrangente. Quanto maior for o numero de informações fornecidas e maior as especificidades dessas informações, maiores serão as probabilidades de sucesso na venda do projeto.
O documento pode apresentar o valor de investimento e o numero de cotas previstos para cada modalidade, já definidos, uma vez divulgados o valor, os níveis de cotas de patrocínios eles não mais podem sofrer alterações, sob nenhuma hipótese ate o final das negociações.
Condições de pagamento: existe varias formas e condições de pagamentos do valor de patrocínio; como parcelado, com reserva antecipada, a vista, com desconto, duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento e parcelado conforme negociação dos prazos.
Muitos promotores de eventos não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender a algumas exigências, como capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem a diferença: Algumas informações podem fazer toda a diferença na negociação com possíveis patrocinadores, entre elas, estão as relações de participantes e de patrocinadores confirmados.

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 6. p. 119-138.