Resumo Capítulo 8
Comunicação e Vendas do Projeto

Com as informações levantadas do projeto, já elaborado o projeto , identificados os possíveis investidores, verificada sua viabilidade financeira e sendo feito o seu planejamento comercial, é chegada a hora de vender o projeto aos possíveis investidores, que se caracteriza como a etapa mais difícil de ser realizada pelo promotor.

Dois grandes desafios são apresentados:

- Driblar possíveis recusas e vencer a concorrência.

- O promotor deve-se mostrar comunicativo e possuir a habilidade de conseguir o intento.

A venda de patrocínio acontece em algumas etapas, que são:

- agendamento da visita,

- primeira reunião,

- apresentação do projeto, negociação,

- conclusão da venda e follow-up

Fase 1 – Agendamento da visita

O promotor, na maioria das vezes, representa uma empresa. Assim, como o patrocinador, também representa uma empresa. Portanto, acontece, na venda de eventos, o caso típico do Business-to-Business (B2B), que são diferentes de uma venda a um consumidor final.Existem algumas dificuldades nesse tipo de venda, que são:

• ciclo de vendas longo;




• exigências de vendas pessoais, em equipe;




• transposição de barreiras.

A primeira fase consiste no agendamento da visita, em que o promotor tem que enfrentar a barreira: as secretárias das empresas. São treinadas para afastar contatos que não sejam de interesse de seus superiores e, até mesmo os promotores de evento, sendo que o evento nem tenho sido avaliado.Se constitui em uma fase complicada, mas o promotor deve saber se articular para transpor a essa barreira e encontrar as brechas que existem nas mesmas.Entretanto, as secretárias não podem negar todas as propostas que aparecem, pois podem ser de interesse de seus superiores. Elas então são instruídas a fazer um processo de escolha, onde são típicas perguntas como:

- “É para vender alguma coisa?”;

- Ele está em reunião”, Neste momento ele não se encontra”;“ Agora ele não pode atender”, “Ele está ocupado”;

- “Qual é mesmo a sua empresa?”

- “ Vou te transferir para o João, trainee da área de comunicação”.

-" Ah, é sobre eventos?"

O vendedor tem que estar pronto para responder a essas questões, sabendo o que, quando e como falar. Por isso, pode-se considerar o agendamento de uma reunião como uma venda.

Algumas pessoas possuem o dom de vender, mas outras precisam de um treinamento no assunto. O uso do telefone também se constitui em uma habilidade essencial na questão do agendamento de reuniões. Algumas regras básicas são muito importantes para que haja sucesso nos contatos telefônicos:

- preparar o discurso, antes de qualquer ligação;

- não perder o foco ou esquecer o objetivo da ligação;

- ser direto e objetivo;– mostrar firmeza e autoconfiança, mas sem arrogância;

- ser sério, porém simpático.

Além destas também se pode citar como sugestões para abordagens pelo telefone:– apresentação pessoal: deve ser informado o seu nome e o da empresa completos, de maneira clara e segura;– transpor barreiras de entrada: existem outras barreiras de entrada além das secretárias, que também são treinadas para tentar barrar o vendedor. Este deve se mostrar seguro se apresentando sem nenhum tipo de formalidade para demonstrar um certo nível de intimidade, evitar respostas negativas e ser direto e firme. Mostrar urgência do contato é uma forma eficaz de mobilizar a pessoa que o atende.

- conseguir o agendamento: o vendedor deve agora tentar convencer o seu contato

- target à atendê-lo, utilizando

- se de seu network ou de sua empresa.

É importante ressaltar que existem vários níveis de network que devem ser considerados pelo vendedor na hora da venda do projeto.

Fase 2 – Primeira reunião

É a fase onde o promotor deve se valer de seu entusiasmo e de informações estratégicas pertinentes ao momento da empresa para despertar uma curiosidade capaz de levar o contato a chamá-lo para explicar melhor suas idéias. Tudo o que for dito deve ser expresso de maneira direta e breve, sem nenhuma margem para dúvidas. Nesta fase deve se dar um diálogo entre as duas partes para que a proposta e todas as dúvidas sejam bem explicadas e esclarecidas. São essenciais ao sucesso desta fase as seguintes regras:

- Empatia– Conhecimento

- Abordagem consultiva

- MotivaçãoApós respeitando

- Se estas regras, o vendedor ainda pode se valer de algumas perguntas para contribuir ainda mais na articulação de seus objetivos com os de seu contato-target.

Fase 3 – A apresentação do projeto

O momento ideal para apresentar o projeto e a proposta comercial se consiste quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem, que acontecer ou não na primeira reunião.Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:

- Tempo da apresentação

- Infra-estrutura tecnológica

- Forma de apresentação

- Cópias da apresentação

- Customização realPodem ser inseridas mensagens ligadas aos fatores motivadores do contato-target, durante a apresentação do projeto.

Fase 4 – A negociação

A fase de negociação somente acontece após a apresentação do projeto e da proposta comercial, na qual o vendedor deve estar pronto para enfrentar uma série de objeções e questionamentos sobre o projeto e seu valor. Existem dois tipos de situações possíveis de objeções:

- Negativa firma e decidida: quando as objeções são muito fechadas e fortes, o vendedor esta perto de fracassar em sua venda.

- Questionamentos e negativas abertas: quando o cliente levanta dúvidas e faz perguntas ou objeções “flexíveis”, pode estar demonstrando interesse, mas existe ainda algo a resolver.

Algumas regras para se fazer uma boa argumentação sobre destas objeções sã

- Não brigar por posições– Não ficar preso a uma objeção– Ouvir e dar crédito ao cliente

Fase 5 Conclusão

É preciso diferenciar dama e um possível patrocinador. Não se pode contar com os recursos que não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
O vendedor deve possuir a habilidade de ser imediatista, para não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é a assinatura do contrato.

Fase 6 – Follow-up

O processo de venda ainda não se encerra com a obtenção dos recursos necessários para o andamento do projeto. A etapa de follow

- up é necessária para que o vendedor possa garantir a satisfação do cliente, levando

- o a investir em futuras edições e em outros projetos apresentados pela empresa. Deve ser agendada uma reunião de follow

- up, durante ou logo após o evento, onde uma pesquisa será realizada junto aos patrocinadores. Caso seja conveniente, também deve se aproveitar dessa oportunidade para obter a pré-assinatura para a próxima edição do evento. O conteúdo e a maneira em que se dará essa entrevista será abordado no próximo capítulo deste livro.

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 8. p. 161-176.